如何发送电子邮件(发送电子邮件的具体步骤)

发送电子邮件的具体步骤

关注花王微信（WeChat：sikao369）使您可以花时间学习考试！点击蓝色司法考试每日推送即可关注！ 12月4日更新1。 【真题】对2015年世界日历年实际问题的解释（共8节）2。 【电子书】刑法私立学校-张明凯一封电子邮件将反映律师的在形式和内容上进行。如何发送完美的电子邮件？今天，我将与您谈谈律师所写的“三纪八注意”。欧阳春纪律一：向以下项目发送电子邮件确实很方便，但这毕竟是一种公共媒介。当您发送或接收电子邮件时，信件的副本将被复制到您的工作单位或公共服务器，以便收件人以外的人也可以看到您的邮件。因此，电子邮件的内容应格外谨慎，尤其是在处理重大敏感案件时，通常不要通过电子邮件发送以下信息：1。与客户或案件有关的重大机密信息。在大数据时代，电子邮件中没有所谓的隐私权。将重要的商业机密或客户隐私内容写入电子邮件时，请务必考虑一下，以防信息内容泄漏。 2。涉及敏感的内容和主题。毕竟，没有面部表情，肢体语言和语调的帮助，电子邮件就不是面对面的交流，因此即使内容相同，不同的文本表达也可能使另一方感到困惑或理解不同，从而导致造成意外伤害或冒犯。因此，如果您写电子邮件，则必须考虑收件人的心理感受，以避免产生负面情绪。 3。涉及更复杂的信息。在电子邮件的主要内容中，最好不要传递复杂的信息，例如详细的法律分析报告。另一方不仅在屏幕上阅读此类信息非常费时而且费力，表格形式不够正式，格式也不容易调整。因此，最好将其作为附件发送，并在电子邮件正文中概述附件的主要内容。因此，在涉及上述内容时，可以灵活采取多种措施和方法，例如：1。面对面交流，增进相互信任和安全，达到更好的交流效果。 2。协助其他更高效，及时的通信工具，例如电话，SMS，QQ，微信等。3。其他技术手段，例如新邮箱，草稿箱，加密附件等。学科二：明确目标在律师写工作电子邮件之前先发送电子邮件，
并根据不同目的调整表达方式，突出主题和要表达的内容，以更有效地达到交流的目的：1。单向信息传递。也就是说，电子邮件的内容主要是为了通知客户或提供客户要求的重要信息，例如重要的决定，行为或时间等，而不要求客户对此做出积极的回应。电子邮件的内容可以更简单明了这些词直接解释了主题。例如：答：确认贵公司邮寄的材料和文件。 B：我已经回答了客户提出的问题；或已写完案件的相关文件，请参阅附件，请参阅附件。 C：法院现在已通知一宗案件，一审案件将被通知。 2。反向信息传递。也就是说，在解释了基本事实之后，您需要说服另一方执行特定的操作，或者促使客户及时准确地响应重要决定，以确认双方已达成共识。采取行动，避免单方面执行，并形成不必要的风险。例如：答：在这种情况下什么时候发送了重要文件，贵公司是否收到了？请回复以确认。 B：关于商务谈判，请在会议开始前几天通知我们会议的具体议程。 C：关于这种情况下的上诉期限的截止日期，是我们提出上诉还是根据计划A或B提出上诉，请在几天后答复并确认。 3。双向信息传输。电子邮件内容的通信通常是双向且连续的，但是只有在一方的信息被另一方完全接受并正确理解之后，下一次通信才能更有效地完成。因此，必须充分考虑并调整电子邮件的内容，语调和方法。对此，我们应注意以下几点：A：我们与接收者的关系，熟悉度。例如，对通信更熟悉的人可能会拥有更明亮，更轻松的通信形式，而第一次进行流量交易的客户则需要更加谨慎和严格。 B：收件人的身份，身份，文化背景，熟悉的语言和习惯表达。例如，不同的宗教信仰和文化可能有不同的禁忌。 C：电子邮件的内容是肯定或否定信息，无论收件人是否对此感兴趣，以及可能的情感反应。例如，当传递良好的判断结果消息时，您需要谨慎乐观并警告可能的风险。在传送不利的判断结果信息时，您需要保持中度积极的态度并提供相应的解决方案。纪律三：不要当“说话人”的律师首先，
否则，最好不要通过发送大小邮件来通过电子邮件进行通信。可以通过其他客户更可接受的即时通信方法来解决。除了高效之外，该语言的魅力和情感无法替代电子邮件中的文本。其次，在订购电子邮件时学会回头思考，并更多地了解客户真正需要的信息类型以及客户可能关心的问题。这些问题的重点和问题的答案构成了电子邮件的主要框架。更好的结果。例如，在交流案件是否上诉时，我们不仅应分析我们上诉的利弊，而且还应分析另一方是否会上诉以及可能产生的影响。这些都是客户关心的问题。第三，电子邮件的内容应简洁明了，层次清晰，以便客户在最短的时间内获得最重要的信息。在写电子​​邮件之前，请考虑以下问题，并组织和安排相关信息。主要陈述什么意见或建议，为什么客户应该接受；主要问什么问题或意见，客户可能的答案；同时发送什么文件或附件，客户为什么需要它们？注1：信头部分包括三个项目：“收件人”，“抄送”和“密件抄送”。收件人：指出此电子邮件中主要问题的人员应回复该电子邮件； CC：这意味着他们只需要知道这一点，但没有义务回复电子邮件。如果CC中的人有建议，他们也可以回复电子邮件；密件抄送：表示密件抄送，即收件人不知道您发送给密件抄送。这主要用于非常规和机密场合。不建议日常使用或谨慎使用。而是单独发送，这样更安全可靠。 1。如果发送和复制人员很多，则TO和CC中收件人的安排应遵循某些规则。例如，可以按部门分类，也可以根据职位等级从高到低排序。适当的定期安排有助于提高您的形象并提高沟通质量。 2。请小心使用“批量发送”和“全部答复”功能，以避免错误。对于重要的电子邮件，您应单击以单独撰写或回复电子邮件。注意2：标题部分1。标题（主题）是收件人理解邮件的第一条信息，因此请使用有意义的主题行，以便收件人快速了解邮件内容并判断其重要性。 2。确保不要空白标题。这是非常不礼貌的，并且可能导致另一方忽略该电子邮件。 3。标题应该简短，不要太长，最好用一个句子来概括，
4。标题应能够概括电子邮件的内容和重要性，并避免使用模棱两可的标题，例如“李先生”。5。电子邮件应侧重于一个主题和一种情况，而不应在一封电子邮件中进行处理。多种情况或不同情况，以便将来进行总结。 6。正确使用大写字母或特殊字符（例如“ *！”等）突出显示标题，以引起收件人的注意，但是标题应适中，并且请勿使用“紧急”和“表达”。 7。回复对方的电子邮件时，您可以再次更改标题。不要使用自动显示的“ RERE”或“答复答复”大标题，这看起来非常严格。记下三个称呼和问候语1。在消息的开头向收件人讲话。它不仅礼貌，而且还清楚地提醒收件人此电子邮件是给他的，并要求他做出必要的答复；如果电子邮件中有多个收件人，则可以呼叫所有人。 2。如果对方有职位，则应根据该职位尊重对方，例如“ X经理”；如果位置不清楚，则应使用通常的“ X先生”或“ X小姐”，但首先，应明确对方的性别。直接称呼全名也不礼貌。 3。建议不要直接给陌生的人和客户打电话给英文名称，或者给水平以上的人打电话给英文名称。请勿将“ Dearxxx”写给任何人，这似乎很熟悉。还要注意回复中的习惯名称。简而言之，我们必须树立一个良好的标准，并适当地致电给收件人。 4。最好在开头和结尾处打个适当的问候。用最简单的开头写HI，然后用中文写“ Hello”。最后写BestRegards。用中文写“我希望你工作顺利”和“致以诚挚的问候”是可以接受的，并且你不要太客气，否则你可能会感到厌恶或鄙视。注4：正文1。正文应简洁明了；使用简单的词汇或简短的句子，使用正式的书面语言，不要使用口头语言，并且不要使句子晦涩难懂，只有最重要和最有价值的信息才能将其传递给客户。表达式如果有许多特定的内容，则正文应该只是摘要，然后是一个单独的文件作为附件进行详细描述。 2。文字应流畅而合乎逻辑。如果事情很复杂，则可以在文本中使用1、2、3和4列表进行独立的声明，但是每个段落都应简短而不长。 3。尽量避免在文本中输入错误，
不要错过它，以免发送“补充”或“更正”电子邮件，这会让人们感到厌恶并感到工作不严格。 4。案文的内容应考虑到接受者与其本人之间的熟悉程度以及关系水平；区别在于是内部邮件还是外部邮件，请从脸上选择适当的语气和表情进行讨论，以免引起不适。互相表示尊重，例如使用请和谢谢等词。 5。最好不要在工作电子邮件中涉及个人私人事务和个人情感。不要使用负面情绪来评估客户意见和客户。您必须认真合理地表达自己的意见。在不熟悉的情况下，请勿经常使用诸如笑脸之类的符号。 6。合理使用图片和表格来帮助表达文本内容，尤其是某些技术性更强或难以清晰解释的内容，将改善客户体验。对于重要的内容，它可以是适度的粗体或特殊的颜色提示，但要避免过多的提示，这会使人们无法找到焦点。注释5-结束签名部分1。在每封工作电子邮件的末尾，您都应该签名并写上自己的名字，以便对方可以清楚地直接了解发件人的信息，以免造成误解。尽管熟悉的客户可能能够从发件人的地址中识别出您，但并不是每个客户都可以保存您的电子邮件号码。 2。如前所述，电子邮件的结尾应该是礼貌的问候。常用英文写成《 Best Regards》，中文用“祝工作顺利”和“ Shun Songs”。如果该消息是单向消息，而没有对方的答复，则可以在末尾添加“仅供参考，无答复”。 3。签名文件应添加到电子邮件末尾。签名文件可以包含信息，例如姓名，职务，单位名称，电话，传真，地址等，但该信息不应太多行，通常不超过4行。最好根据单位的统一要求格式添加它，请勿自己设置，以免与单位中的其他同事产生矛盾，否则当同时收到两封不一致的电子邮件时，客户可能会感到困惑。 4，可以根据企业内外部的不同和客户的熟悉程度，为工作电子邮件设置不同的签名文件，可以灵活调用，便捷高效，针对不同场合和对象实现不同的宣传效果。但是，签名文件的文本应与正文格式的大小匹配，并且通常应小于正文字体。注释6-附件的第1部分。如果电子邮件中有附件，则应在发送前检查是否忘记了该附件，
附件文件应以有意义的关键字（例如案件名称）命名。 2。如果电子邮件中有多个附件，则应在正文中列出附件的编号，内容，标题和简短描述，但附件的数量不得超过4个，否则，应将其打包并压缩到一个文件中供客户下载和查看。如果附件的内容很大（例如视频文件很大），则应考虑对方网络的速度和下载的便利性，并且可以直接邮寄光盘。 3。如果附件是特殊格式的文件或不常用的格式，则说明文字，打开方法和使用的软件。如果对方不熟悉计算机操作，则可以列出下载地址。如果软件较小，则可以直接进行操作。对于其他附件，请让对方下载并使用。注释7－语言和格式1。一般而言，您应使用中文写电子邮件与客户交流。如果客户和收件人中有外国人，则应考虑使用英文电子邮件进行交流。 2。为了尊重客户的语言和文字习惯，请不要主动发送英文邮件。当客户使用中文时，我们也使用中文，但是当对方的邮件为英文时，我们也使用英文。 3。您应该选择易于阅读的字体大小和字体。一般的中文格式是歌曲类型或新歌曲类型。对于英语，请使用Verdana或Arial字体类型。使用较小的第四或10字体大小。请勿出于突出的内容或其他原因而对其进行更改。字体设置太大或太小，使另一方难以阅读。 4。不要使用不常用的笨拙字体或斜体，这可能会导致另一方显示文本问题，最好不要使用背景信纸，尤其是重要的工作邮件。此外，字体大小是统一的，以避免混淆，但是如果内容中有多个重要标题，则可以将字体大小增加一个或使用粗体。注释8：答复和转发1。请务必及时答复客户的电子邮件，尤其是在收到另一方的重要电子邮件后，应立即答复或以其他形式至少告知另一方已收到该电子邮件，一般理想的响应时间是2小时以内，特别是对于一些紧急和重要邮件。 2。区分电子邮件的优先级并分别处理。某些低优先级的电子邮件可以在一定时间段内处理，但通常不超过24小时，最多不超过48小时。如果事情很复杂，例如，很多事情。为了进行法律分析和讨论，您应该首先及时答复说：“收到电子邮件，我们正在处理”，并告知大约完成时间。完成前请勿回复。及时响应客户是最重要的。 3。
邮件系统中应设置自动回复功能，以提醒发件人避免影响工作，并在发生紧急情况时帮助另一方及时使用其他方法与您联系。 4。回复的内容应该清晰明了，有针对性地回答客户的问题，一次了解客户，并且至少10个字，特别是如果对方向您发送一封大型电子邮件时，您只能回复“是“”，“是”，“谢谢”，“我已经知道”和其他简单的单词，使人们感到您不关注事物和不尊重客户是很不礼貌的。5。不要回复多次讨论同一个问题，如果双方就同一个问题交换了3次以上的回复，则可能表明沟通不畅，问题本身不清楚或存在其他沟通障碍。应该使用电话通讯之类的方法。在进一步交流后做出判断。即使是更复杂的问题，也不要经常使用自动回复主题RE来访问RE。电子邮件主题越长，时间越长RE，相反，您应该发现焦点问题m并再次设置主题。 6。为了区分个人回复和完整回复，尤其是在电子邮件中有很多收件人或抄送的情况下，请不要将电子邮件信息错误地发送给无关的人。 7。转发邮件时，突出显示信息内容，并确保所有收件人都需要此信息。转发包含敏感或机密信息的邮件时，请务必小心。未经授权，请勿将内部消息转发给外部人员或其他无关人员。接收器。另一个提醒：发送和回复电子邮件的时间也非常重要。我们不仅要考虑对方的工作时间，接受是否方便，还要表明我们的律师勤奋工作。简而言之，对于律师而言，仅发送必要的电子邮件，并且应谨慎，谨慎地发送每封电子邮件，因为每次都是自我形象的外在表达，必须认真对待。要成为一名优秀的律师，首先要写一封电子邮件。提交：请通过电子邮件发送至@ qq。com